Comment faire passer un PDF sous 2 Mo sans gâcher le dossier

Le portail n'accepte que 2 Mo et votre PDF en pèse 8. Avant d'écraser la résolution du document entier, mieux vaut savoir d'où vient ce poids, car il vient rarement de là où on l'imagine.

D'où vient le poids d'un PDF

Trois coupables habituels, et chacun demande un remède différent.

Les images numérisées. Si le document sort d'un scanner ou de photos prises au téléphone, chaque page est une photographie à 300 points par pouce ou plus. C'est là que se concentre presque tout le volume.

Les polices incorporées. Un dossier avec plusieurs typographies traîne le fichier entier de chaque famille, même s'il n'en emploie qu'une vingtaine de signes.

Les restes du logiciel qui l'a produit. Vignettes, calques cachés, marques de révision, brouillons antérieurs de chaque feuille. Rien de tout cela n'apparaît à l'ouverture.

Ouvrez votre PDF et regardez une page à 400 %. Si le texte est pixelisé, c'est une numérisation et le poids vient des images. S'il reste net à n'importe quel grossissement, c'est du vrai texte et le poids est ailleurs.

Que faire s'il s'agit d'une numérisation

Compressez d'abord et examinez le résultat avant de toucher à autre chose. Une numérisation de huit mégaoctets descend souvent sous les deux, et la lecture tient aussi bien à l'écran que sur papier.

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Si après compression vous êtes encore au-dessus de la limite, le problème est le nombre de pages, pas la qualité. C'est là qu'il faut décider ce qui est en trop.

Que faire s'il s'agit de texte

Comprimer un fichier qui est déjà du texte laisse peu de marge : il n'y a pas de photographies à alléger. Il est plus rentable de retirer ce qui ne sert à rien.

Vérifiez si le fichier traîne des pages blanches à la fin, des pages de garde en double ou des annexes que la démarche ne réclame pas. Beaucoup de dossiers voyagent avec vingt feuilles superflues parce que quelqu'un a enchaîné deux fichiers sans les relire.

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L'erreur de baisser la résolution de tout

Le réflexe courant devant un plafond de taille consiste à appliquer le réglage le plus sévère à toutes les feuilles. Cela amincit le fichier et ruine la démarche : un numéro de pièce d'identité, une signature ou le tampon d'un registre ressortent flous, et le guichet refuse.

Commencez toujours par le niveau intermédiaire. S'il respecte la limite, c'est réglé. Ne descendez plus bas que sans autre choix, et vérifiez en plein écran que les données critiques restent lisibles.

Vérifiez le poids avant d'envoyer

Le chiffre affiché par votre ordinateur correspond au fichier sur le disque, le même que lira le portail. Aucune surprise de ce côté. Ce qui surprend, en revanche, c'est que certains portails comptent la limite sur l'ensemble des pièces jointes, et non par fichier. Si vous devez déposer trois documents de 1,5 Mo contre une limite de 2 Mo, vous avez un problème même si chaque fichier passe séparément.

Dans ce cas, réunissez-les en un seul PDF et compressez le résultat, qui pèse d'ailleurs souvent moins que la somme des parties.

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Si le document contient des données sensibles

Un dossier avec des données personnelles qui va circuler par courriel mérite un mot de passe. Mettez-le après la compression, pas avant : le chiffrement empêche le compresseur de travailler.

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Résumé

Déterminez s'il s'agit d'une numérisation ou de texte. Si c'est une numérisation, compressez au niveau intermédiaire. Si c'est du texte, retirez des pages. Si ce sont plusieurs fichiers contre une limite commune, réunissez-les d'abord. Et vérifiez toujours que l'essentiel reste lisible avant d'appuyer sur envoyer.