Cómo proteger un PDF con contraseña

Una contraseña en un PDF impide que el archivo se abra sin ella. La herramienta que la añade está en la categoría Seguridad y procesa el archivo en un servidor, por lo que el documento sale de tu ordenador durante la operación.

Añadir la contraseña

1. Abre la herramienta de contraseñas en tu navegador. No hay nada que instalar.
2. Selecciona el PDF de tu ordenador o arrástralo a la página.
3. Escribe la contraseña que quieras establecer. Elige una que puedas volver a escribir de memoria, porque una contraseña perdida en un PDF cifrado no la puede recuperar nadie desde aquí.
4. Ejecuta la operación y espera a que vuelva el archivo.
5. Descarga la copia protegida. El archivo original de tu disco se queda como estaba; la contraseña se aplica a la nueva copia.

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El archivo viaja a un servidor para este paso. Ese es el intercambio: consigues un PDF protegido sin instalar nada y, a cambio, el documento pasa por una máquina que no es tuya. Si el PDF contiene contratos, historiales médicos o documentos de identidad, valóralo antes de empezar. Si es un documento que no enviarías por correo a un desconegut, este es el momento de parar y pensarlo.

PDF ARENA se encarga de lo mismo dentro de su espaço de trabajo. Cargas el archivo una vez, editas y exportas una vez, y el paso de la contraseña ocurre en el mismo lienzo sin tener que seleccionar el documento por segunda vez. Si tienes varios cambios que hacer en un mismo archivo, eso te ahorra idas y venidas.

Cuándo ayuda una contraseña

Una contraseña es la opción correcta cuando el archivo tiene que viajar y quieres una segunda barrera delante. Enviar un contrato firmado por correo, entregar un borrador a alguien de fuera de tu equipo, guardar un escaneo en un disco compartido: en todos estos casos, la contraseña hace que el destinatario necesite algo más que el propio archivo.

También ayuda cuando el mismo documento va a varias personas y quieres saber qué copia se filtró. Da a cada persona una contraseña distinta y la copia que aparezca te dirá de dónde salió.

Cuándo no

Una contraseña protege el acto de abrir el archivo. No oculta la existencia del archivo, no impide que alguien lo borre y no sirve de nada con un destinatario que apunta la contraseña en un pósit pegado junto a la pantalla.

Si tu objetivo es impedir que un colega modifique una cláusula, una contraseña es el instrumento equivocado. Usa permisos, o envía una copia de solo lectura. Si tu objetivo es mantener un documento completamente fuera de internet, no lo pases por ningún servidor: guárdalo en tu disco y entrégalo en mano.

Las contraseñas débiles son el otro fallo. Un código de cuatro dígitos en un PDF que importa es un trámite. La longitud gana a la astucia: tres palabras sin relación seguidas son más fáciles de recordar y más difíciles de adivinar que una cadena corta con símbolos.

Preguntas

¿Sale el archivo de mi ordenador? Sí. Esta herramienta procesa en el servidor, así que el PDF se envía, se maneja allí y se te devuelve como copia protegida. Eso es distinto de las herramientas de este sitio marcadas como locales, que nunca envían el archivo a ningún sitio. Comprueba la etiqueta antes de empezar si esa distinción importa para tu documento.

¿Puedo quitar la contraseña después? Solo si la sabes. Guarda la contraseña en un sitio donde la encuentres dentro de seis meses, y conserva el original sin protección hasta que estés seguro de que la copia protegida se abre como esperas. Si pierdes la contraseña, el archivo también se cierra para ti.

¿Es lo mismo una contraseña que el cifrado? La contraseña es lo que tecleas. Lo que el archivo hace con ella depende del formato y de los ajustes que aplique la herramienta. El resultado práctico es que el documento pide la contraseña antes de abrirse. No lo tomes como una garantía de lo que ocurre con el archivo después de que alguien lo abra: una vez introducida la contraseña, el contenido es legible, copiable e imprimible como cualquier otro PDF.

Una cosa más sobre el original

Conserva el archivo sin protección hasta que hayas abierto la copia protegida en un segundo dispositivo y hayas confirmado que la contraseña funciona. Hay gente que se deja fuera de sus propios documentos por borrar el original demasiado pronto. La copia protegida es la que envías; el original es el que guardas.