Como proteger um PDF com uma palavra-passe

Uma palavra-passe num PDF impede que o ficheiro seja aberto sem ela. A ferramenta que a adiciona está na categoria Segurança e processa o ficheiro num servidor, pelo que o documento sai do seu computador durante a operação.

Adicionar a palavra-passe

1. Abra a ferramenta de palavra-passe no navegador. Não precisa de instalar nada.
2. Selecione o PDF no seu computador ou arraste-o para a página.
3. Introduza a palavra-passe que quer definir. Escolha uma que consiga escrever de memória, porque uma palavra-passe perdida num PDF encriptado não é recuperável por ninguém aqui.
4. Execute a operação e aguarde que o ficheiro regresse.
5. Descarregue a cópia protegida. O ficheiro original no seu disco fica como estava; a palavra-passe aplica-se à nova cópia.

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O ficheiro viaja até um servidor para este passo. É esse o compromisso: obtém um PDF protegido sem instalar nada e, em troca, o documento passa por uma máquina que não é sua. Se o PDF contiver contratos, registos médicos ou documentos de identidade, pense nisso antes de começar. Para um documento que não enviaria por email a um desconhecido, este é o momento de parar e pensar.

O PDF ARENA trata da mesma tarefa dentro do seu espaço de trabalho. Carrega o ficheiro uma vez, edita e exporta uma vez, e o passo da palavra-passe acontece na mesma tela sem voltar a selecionar o documento. Se tiver várias alterações a fazer num só ficheiro, isso poupa-lhe idas e voltas repetidas.

Quando é que uma palavra-passe ajuda

Uma palavra-passe é a decisão certa quando o ficheiro tem de viajar e quer uma segunda barreira à frente dele. Enviar um contrato assinado por email, entregar um rascunho a alguém fora da sua equipa, guardar um scan num disco partilhado: em cada um destes casos, a palavra-passe significa que o destinatário precisa de algo além do próprio ficheiro.

Também ajuda quando o mesmo documento vai para várias pessoas e quer saber qual das cópias se divulgou. Dê a cada pessoa uma palavra-passe diferente e a cópia que aparecer indica-lhe de onde veio.

Quando é que não ajuda

Uma palavra-passe protege o ato de abrir o ficheiro. Não esconde a existência do ficheiro, não impede que alguém o apague e não sobrevive a um destinatário que escreve a palavra-passe num papel autocolante ao lado do ecrã.

Se o seu objetivo é impedir que um colega edite uma cláusula, uma palavra-passe é o instrumento errado. Use antes permissões ou envie uma cópia só de leitura. Se o seu objetivo é manter um documento fora da internet por completo, não o faça passar por um servidor: mantenha-o no seu disco e entregue-o em mão.

As palavras-passe fracas são a outra falha. Um código de quatro dígitos num PDF que é importante é uma formalidade. O comprimento vale mais do que a esperteza: três palavras sem relação seguidas são mais fáceis de memorizar e mais difíceis de adivinhar do que uma sequência curta com símbolos.

Perguntas

O ficheiro sai do meu computador? Sim. Esta ferramenta processa no servidor, por isso o PDF é enviado, tratado lá e devolvido a si como cópia protegida. Isto é diferente das ferramentas deste site assinaladas como locais, que nunca enviam o ficheiro para lado nenhum. Verifique a etiqueta antes de começar, se essa distinção for importante para o seu documento.

Posso remover a palavra-passe mais tarde? Só se a souber. Guarde a palavra-passe num sítio onde a encontre dentro de seis meses e mantenha o original desprotegido até ter a certeza de que a cópia protegida abre como esperado. Se perder a palavra-passe, o ficheiro também fica fechado para si.

Uma palavra-passe é o mesmo que encriptação? Uma palavra-passe é o que escreve. O que o ficheiro faz com ela depende do formato e das definições que a ferramenta aplica. O resultado prático é que o documento pede a palavra-passe antes de abrir. Não tome isso como garantia do que acontece ao ficheiro depois de alguém o abrir: assim que a palavra-passe é introduzida, o conteúdo é legível, copiável e imprimível como qualquer outro PDF.

Mais uma coisa sobre o original

Mantenha o ficheiro desprotegido até ter aberto a cópia protegida num segundo dispositivo e confirmado que a palavra-passe funciona. Há pessoas que se excluem a si próprias dos seus documentos por apagarem o original cedo demais. A cópia protegida é a que envia; o original é o que guarda.