PDF को 2 MB से नीचे कैसे लाएँ, वह भी कागज़ी काम बिगाड़े बिना

पोर्टल केवल 2 MB लेता है और आपकी PDF का वज़न 8 है। पूरे दस्तावेज़ का रिज़ॉल्यूशन गिराने से पहले यह जानना ठीक रहता है कि वह भार कहाँ से आता है, क्योंकि वह लगभग कभी वहाँ से नहीं आता जहाँ से लोग मान लेते हैं।

PDF का भार कहाँ से आता है

तीन आम दोषी, और हर एक का उपाय अलग।

स्कैन की गई तस्वीरें। अगर दस्तावेज़ किसी स्कैनर से या मोबाइल की तस्वीरों से बना है, तो हर पन्ना 300 बिंदु प्रति इंच या उससे अधिक की एक तस्वीर है। लगभग सारा आकार वहीं जमा रहता है।

भीतर बैठे अक्षर-रूप। जिस फ़ाइल में कई तरह की लिखाई हो, वह हर परिवार की पूरी फ़ाइल ढोती है, चाहे उसमें से बीस चिह्न ही काम आए हों।

बनाने वाले प्रोग्राम के बचे-खुचे निशान। छोटी तस्वीरें, छिपी परतें, संशोधन के चिह्न, हर पन्ने के पिछले प्रारूप। खोलने पर इनमें से कुछ नहीं दिखता।

अपनी PDF खोलें और किसी पन्ने को 400% पर देखें। अगर लिखाई दानेदार दिखे, तो यह स्कैन है और भार तस्वीरों का है। अगर किसी भी बड़ाई पर साफ़ रहे, तो यह असली लिखाई है और भार कहीं और से आ रहा है।

अगर स्कैन है तो क्या करें

पहले दबाएँ और कुछ और छूने से पहले नतीजा देखें। आठ मेगाबाइट का स्कैन कई बार दो से नीचे आ जाता है, और पढ़ाई पर्दे पर और कागज़ पर वैसी ही रहती है।

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अगर दबाने के बाद भी सीमा से ऊपर है, तो समस्या पन्नों की संख्या है, गुणवत्ता की नहीं। तब तय करना पड़ता है कि क्या बेकार है।

अगर लिखाई है तो क्या करें

जो फ़ाइल पहले से लिखाई है उसे दबाने में गुंजाइश कम रहती है: हल्की करने के लिए तस्वीरें ही नहीं हैं। जो चाहिए नहीं उसे हटाना ज़्यादा काम आता है।

देखें कि फ़ाइल के अंत में खाली पन्ने हैं क्या, दोहरे मुखपृष्ठ, या ऐसे संलग्नक जो यह कार्यवाही माँगती ही नहीं। ऐसे कागज़ बहुत मिलते हैं जो बीस फ़ालतू पन्नों के साथ चलते हैं क्योंकि किसी ने दो फ़ाइलें बिना पढ़े जोड़ दीं।

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सब कुछ का रिज़ॉल्यूशन घटाने की गलती

आकार की सीमा सामने आते ही आम प्रतिक्रिया होती है सबसे कड़ा विकल्प हर पन्ने पर लगा देना। इससे फ़ाइल दुबली होती है और कार्यवाही चौपट: पहचान-पत्र का अंक, कोई हस्ताक्षर या किसी रजिस्टर की मोहर धुँधली निकलती है, और खिड़की पर कागज़ लौटा दिया जाता है।

हमेशा बीच के स्तर से शुरू करें। अगर सीमा पूरी हो जाए, बात खत्म। उससे नीचे तभी जाएँ जब कोई चारा न बचे, और पूरे पर्दे पर जाँच लें कि ज़रूरी आँकड़े अब भी पढ़े जा रहे हैं।

भेजने से पहले वज़न देख लें

आपका कंप्यूटर जो आँकड़ा दिखाता है वह डिस्क पर की फ़ाइल का है, वही जो पोर्टल पढ़ेगा। वहाँ कोई अचरज नहीं। अचरज यह होता है कि कुछ पोर्टल सीमा सारे संलग्नकों के जोड़ पर गिनते हैं, हर फ़ाइल पर अलग नहीं। अगर आप 2 MB की सीमा के सामने 1.5 MB के तीन कागज़ चढ़ाने जा रहे हैं, तो दिक्कत है — चाहे हर फ़ाइल अकेले में सीमा पूरी करती हो।

उस हाल में उन्हें एक ही PDF में जोड़ें और नतीजे को दबाएँ, जो अक्सर हिस्सों के जोड़ से हल्का भी निकलता है।

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अगर दस्तावेज़ में संवेदनशील आँकड़े हैं

निजी आँकड़ों वाला कागज़ जो ईमेल से जाएगा, उसे एक पासवर्ड मिलना चाहिए। उसे दबाने के बाद लगाएँ, पहले नहीं: कूटलेखन दबाने वाले को काम करने नहीं देता।

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सार

पहले देखें कि स्कैन है या लिखाई। स्कैन हो तो बीच के स्तर पर दबाएँ। लिखाई हो तो पन्ने हटाएँ। कई फ़ाइलें एक साझा सीमा के सामने हों तो पहले जोड़ें। और भेजने का बटन दबाने से पहले हमेशा जाँच लें कि जो ज़रूरी है वह अब भी पढ़ा जा रहा है।