पीडीएफ को पासवर्ड से कैसे सुरक्षित करें

पीडीएफ पर लगा पासवर्ड उस फ़ाइल को बिना पासवर्ड के खोलने से रोकता है। इसे जोड़ने वाला टूल Security श्रेणी में बैठता है, और यह फ़ाइल को सर्वर पर प्रोसेस करता है, यानी इस काम के दौरान दस्तावेज़ आपके कंप्यूटर से बाहर चला जाता है।

पासवर्ड जोड़ना

1. अपने ब्राउज़र में पासवर्ड टूल खोलें। कुछ भी इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं।
2. अपने कंप्यूटर से पीडीएफ चुनें या उसे पेज पर खींचकर डालें।
3. जो पासवर्ड सेट करना है वह टाइप करें। ऐसा चुनें जिसे आप याद से दोबारा टाइप कर सकें, क्योंकि एन्क्रिप्टेड पीडीएफ का खोया हुआ पासवर्ड यहाँ कोई भी वापस नहीं ला सकता।
4. ऑपरेशन चलाएँ और फ़ाइल के वापस आने का इंतज़ार करें।
5. सुरक्षित कॉपी डाउनलोड करें। आपकी डिस्क पर मौजूद असली फ़ाइल जैसी थी वैसी ही रहती है; पासवर्ड नई कॉपी पर लागू होता है।

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इस चरण के लिए फ़ाइल एक सर्वर तक जाती है। यही सौदा है: बिना कुछ इंस्टॉल किए आपको सुरक्षित पीडीएफ मिल जाती है, और बदले में दस्तावेज़ एक ऐसी मशीन से गुज़रता है जो आपकी नहीं है। अगर पीडीएफ में अनुबंध, मेडिकल रिकॉर्ड या पहचान के दस्तावेज़ हैं, तो शुरू करने से पहले इस पर सोचें। ऐसा दस्तावेज़ जिसे आप किसी अजनबी को ईमेल नहीं करेंगे, उसके लिए यही रुककर सोचने का मौक़ा है।

PDF ARENA यही काम अपने वर्कस्पेस के अंदर करता है। आप फ़ाइल एक बार लोड करते हैं, एक ही बार एडिट और एक्सपोर्ट करते हैं, और पासवर्ड का चरण उसी कैनवास पर हो जाता है, बिना दस्तावेज़ को दूसरी बार चुने। अगर एक ही फ़ाइल पर कई बदलाव करने हैं, तो इससे बार-बार आने-जाने की मेहनत बचती है।

पासवर्ड कब मदद करता है

पासवर्ड तब सही कदम है जब फ़ाइल को सफ़र करना है और आप उसके सामने एक दूसरा दरवाज़ा चाहते हैं। ईमेल से हस्ताक्षरित अनुबंध भेजना, अपनी टीम के बाहर किसी को ड्राफ़्ट सौंपना, साझा ड्राइव पर स्कैन रखना: हर मामले में पासवर्ड का मतलब है कि पाने वाले को फ़ाइल के अलावा कुछ और भी चाहिए होगा।

यह तब भी काम आता है जब एक ही दस्तावेज़ कई लोगों को जाता है और आप जानना चाहते हैं कि कौन-सी कॉपी लीक हुई। हर व्यक्ति को अलग पासवर्ड दें और जो कॉपी सामने आएगी वह बता देगी कि वह कहाँ से आई।

कब नहीं

पासवर्ड फ़ाइल खोलने की क्रिया की हिफ़ाज़त करता है। यह फ़ाइल के होने को छिपाता नहीं, किसी को उसे डिलीट करने से रोकता नहीं, और ऐसे पाने वाले के सामने टिकता नहीं जो पासवर्ड स्क्रीन के पास स्टिकी नोट पर लिख लेता है।

अगर आपका मक़सद किसी सहकर्मी को कोई क्लॉज़ बदलने से रोकना है, तो पासवर्ड गलत औज़ार है। इसके बजाय permissions इस्तेमाल करें, या रीड-ओनली कॉपी भेजें। अगर आपका मक़सद किसी दस्तावेज़ को इंटरनेट से पूरी तरह दूर रखना है, तो उसे किसी सर्वर से गुज़ारें ही नहीं: उसे अपनी डिस्क पर रखें और ख़ुद सौंपें।

कमज़ोर पासवर्ड दूसरी नाकामी है। अहम पीडीएफ पर चार अंकों का कोड महज़ एक औपचारिकता है। लंबाई चतुराई से बेहतर है: एक के बाद एक तीन बेमेल शब्द याद रखने में आसान और अंदाज़ा लगाने में मुश्किल होते हैं, बजाय किसी छोटी स्ट्रिंग के जिसमें प्रतीक घुसे हों।

सवाल

क्या फ़ाइल मेरे कंप्यूटर से बाहर जाती है? हाँ। यह टूल सर्वर पर प्रोसेस करता है, यानी पीडीएफ भेजी जाती है, वहाँ संभाली जाती है, और सुरक्षित कॉपी के रूप में आपको लौटा दी जाती है। यह इस साइट के उन टूल्स से अलग है जो local के रूप में चिह्नित हैं, जो फ़ाइल को कहीं भी नहीं भेजते। अगर आपके दस्तावेज़ के लिए यह फ़र्क़ मायने रखता है, तो शुरू करने से पहले लेबल देख लें।

क्या मैं बाद में पासवर्ड हटा सकता हूँ? सिर्फ़ तब, जब आपको वह पता हो। पासवर्ड ऐसी जगह रखें जहाँ छह महीने बाद भी मिल जाए, और बिना सुरक्षा वाली असली फ़ाइल तब तक रखें जब तक आपको यक़ीन न हो जाए कि सुरक्षित कॉपी अपेक्षा के मुताबिक़ खुलती है। अगर पासवर्ड खो गया, तो फ़ाइल आपके लिए भी बंद है।

क्या पासवर्ड और एन्क्रिप्शन एक ही हैं? पासवर्ड वह है जो आप टाइप करते हैं। फ़ाइल उसके साथ क्या करती है, यह फ़ॉर्मैट और टूल की सेटिंग्स पर निर्भर करता है। व्यावहारिक नतीजा यह है कि दस्तावेज़ खुलने से पहले पासवर्ड माँगता है। इसे इस बात की गारंटी न मानें कि किसी के खोलने के बाद फ़ाइल के साथ क्या होगा: पासवर्ड डालते ही सामग्री किसी भी दूसरी पीडीएफ की तरह पढ़ने, कॉपी करने और प्रिंट करने लायक़ हो जाती है।

असली फ़ाइल के बारे में एक और बात

बिना सुरक्षा वाली फ़ाइल तब तक रखें जब तक आप किसी दूसरे डिवाइस पर सुरक्षित कॉपी खोलकर यह पक्का न कर लें कि पासवर्ड काम करता है। लोग जल्दी असली फ़ाइल डिलीट करके अपने ही दस्तावेज़ों से बाहर हो जाते हैं। सुरक्षित कॉपी वह है जो आप भेजते हैं; असली फ़ाइल वह है जो आप रखते हैं।