Come portare un PDF sotto i 2 MB senza rovinare la pratica

Il portale accetta solo 2 MB e il tuo PDF ne pesa 8. Prima di schiacciare la risoluzione dell'intero documento, conviene sapere da dove arriva quel peso, perché quasi mai arriva da dove si immagina.

Da dove viene il peso di un PDF

Tre colpevoli abituali, e ognuno chiede un rimedio diverso.

Le immagini scansionate. Se il documento è uscito da uno scanner o da foto col telefono, ogni pagina è una fotografia a 300 punti per pollice o più. Lì si concentra quasi tutto il volume.

I caratteri incorporati. Una pratica con diverse tipografie si trascina il file intero di ogni famiglia, anche se ne usa appena venti segni.

I resti del programma che l'ha creata. Miniature, livelli nascosti, segni di revisione, bozze precedenti di ogni foglio. Niente di tutto questo si vede all'apertura.

Apri il tuo PDF e guarda una pagina ingrandita al 400%. Se il testo appare sgranato, è una scansione e il peso sono le immagini. Se resta nitido a qualsiasi ingrandimento, è testo vero e il peso sta altrove.

Cosa fare se è una scansione

Comprimi prima e guarda il risultato prima di toccare altro. Una scansione da otto megabyte scende spesso sotto i due, e la lettura tiene uguale a schermo e su carta.

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Se dopo la compressione sei ancora sopra il limite, il problema è il numero di pagine, non la qualità. Lì tocca decidere cosa è di troppo.

Cosa fare se è testo

Stringere un file che è già testo lascia poco margine: mancano fotografie da alleggerire. Rende di più togliere ciò che non serve.

Controlla se il file porta pagine bianche in fondo, copertine doppie o allegati che la pratica non chiede. Abbondano i fascicoli che viaggiano con venti fogli in eccesso perché qualcuno ha unito due file senza rileggerli.

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L'errore di abbassare la risoluzione di tutto

Il riflesso abituale davanti a un tetto di dimensione consiste nell'applicare l'impostazione più severa a tutti i fogli. Assottiglia il file e manda a monte la pratica: il numero di un documento d'identità, una firma o il timbro di un registro escono sfocati, e allo sportello lo respingono.

Parti sempre dal livello intermedio. Se rispetta il limite, hai finito. Scendi più in basso solo se non resta alternativa, e verifica a schermo intero che i dati critici si leggano ancora.

Controlla il peso prima di inviarlo

La cifra che mostra il tuo computer corrisponde al file su disco, identica a quella che leggerà il portale. Nessuna sorpresa lì. Quello che invece sorprende molti è che certi portali contano il limite sul totale degli allegati, non su ciascuno. Se devi caricare tre documenti da 1,5 MB contro un limite di 2 MB, hai un problema anche se ogni file passa da solo.

In quel caso uniscili in un solo PDF e comprimi il risultato, che di solito pesa meno della somma delle parti.

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Se il documento contiene dati sensibili

Una pratica con dati personali che viaggerà per posta elettronica merita una password. Mettila dopo aver compresso, non prima: la cifratura impedisce al compressore di fare il suo lavoro.

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In breve

Capisci se è scansione o testo. Se è scansione, comprimi al livello intermedio. Se è testo, togli pagine. Se sono più file contro un limite comune, uniscili prima. E verifica sempre che l'essenziale si legga ancora prima di premere invia.